Как выбрать подрядчика на проектирование и строительство выставочного стенда

Вы можете получать от выставок больше!
Карасев Николай, директор АВК «ЭкспоЭффект»

Разработкой дизайна и строительством выставочных стендов занимаются профессиональные сервисные компании. Информацию о них несложно найти в интернете.

Критериями выбора строительной компании могут служить:

- время существования компании на рынке;

- портфолио выполненных проектов;

- наличие собственной материально-технической базы и квалифицированного персонала;

- наличие лицензий на строительство и проектирование;

- наличие сертификатов на материалы и оборудование (электротехника, противопожарная безопасность, санитарно-гигиеническая безопасность и т.д.);

- предоставляемые гарантии, техническое сопровождение, качество сервиса;

- опыт сотрудничества с выставочными комплексами;

- список и отзывы клиентов;

- перечень полученных дипломов и наград;

- расценки на услуги.

Для проверки достоверности информации вы можете посетить офис компании, производственную базу и монтаж стенда на выставке (ведущие строительные компании выполняют заказы постоянно). Обратите внимание на все этапы производства выставочного стенда, от технического оснащения производственной базы до профессионализма и опрятности монтажников на выставочной площадке.

Крупные компании имеют многолетний опыт работы и проверенную репутацию. Как правило, в их распоряжении имеются дизайнерские, инженерные, технические отделы, производственная база, складские помещения, профессиональное оборудование. Они могут качественно и ответственно выполнить проектирование и строительство стендов любой степени сложности.

***

Пользуйтесь профессиональными услугами. Заказывая проектирование и строительство выставочного стенда, обращайтесь в профессиональные компании. Сотрудничество с надёжной компанией позволит вам:

- сэкономить время;

- получить высокое качество сервиса;

- обеспечить соблюдение установленных сроков;

- и, что важно, сохранить душевное спокойствие.

Внимательно отнеситесь к заключению договора на дизайн, производство и строительство стенда. Включите в него согласованную смету как неотъемлемое приложение. Контролируйте соблюдение рамок бюджета и установленных сроков сдачи проекта. 

***

Составьте детальное техническое задание.  Опишите задачи участия в выставке, профиль деятельности вашей компании, целевую аудиторию, товарные группы, которые будут представлены на стенде. Подготовьте фотографии или графические изображения стендов, которые соответствуют вашей выставочной концепции.

Будьте готовы предоставить:

- информацию о выставке (сроки и место проведения, план экспозиции с указанием расположения стенда, размеры и конфигурацию арендованной площади);

- информацию об экспонатах (размеры, вес, внешний вид упаковки, технические характеристики, требования по технике безопасности и пожарной охране);

- образцы полиграфической продукции;

- необходимые графические изображения в электронном виде (логотипы, макеты постеров), элементы корпоративного имиджа и стиля.

Важно, чтобы предоставляемая информация была максимально полной и включала все детали и нюансы. Оперативно отвечайте на возникающие в ходе работы вопросы.

 ***

 Чтобы составить техническое задание для строительной компании, нужно, прежде всего, самим ответить на ряд важных вопросов:

- Какие задачи должен решать стенд?

- Каких посетителей вы хотите видеть на стенде?

- Чем вы можете заинтересовать и привлечь целевую аудиторию?

Подумайте, что должно обязательно присутствовать на вашем стенде (переговорная зона, подсобное помещение, информационные стойки, рекламные носители, проспектодержатели), 

что будет написано на вашем стенде (название компании, описание вашего профиля деятельности и продуктов), где будут располагаться экспонаты, какие мероприятия будут проходить на стенде (презентации, мастер-классы, демонстрации), как будет организовано работа с посетителями.

Вам будет проще найти правильные решения, если вы воспользуетесь рекомендациями, представленными в статьях:

- «Как заставить выставочный стенд “заговорить”. Текстовое оформление стенда»
- «Как организовать пространство выставочного стенда»
- «Как привлечь внимание посетителей к выставочному стенду»
- «Как выгодно представить продукт на выставочном стенде»

***

Утвердите окончательный вариант проекта стенда. Убедитесь, что готовый проект полностью соответствует вашим требованиям. Изменения, вносимые в последний момент, увеличат стоимость услуг.

***

Если стандартный выставочный стенд для вас скучен, а эксклюзивный требует слишком больших вложений, возможен компромисс: так называемый «улучшенный стандарт» – стенд на основе стандартных конструкций с дополнительными элементами.

***

Согласуйте проект стенда с организаторами. Обратите внимание, что проект стенда должен соответствовать государственным требованиям планирования, правилам организаторов и владельцев выставочного комплекса. Организаторы вправе ознакомиться с проектом вашего стенда.

***

По возможности ознакомьтесь с проектами соседних стендов, особенно смежных с вашим. Почему это важно. Предположим, высота вашего стенда четыре метра, а у соседей сзади — шесть метров. Их строители могут не позаботиться о том, чтобы задняя сторона стенда выглядела прилично. В таком случае над лицевой стороной вашего стенда будет «нависать» неприглядная тыльная часть стеновой панели соседей.

Согласовать вопросы, касающиеся проектов стендов, можно напрямую с соседями или через организаторов выставки.

***

Как организовать тендер на дизайн и строительство выставочного стенда

Для выбора компании, которая будет осуществлять проектирование и строительство вашего стенда можно организовать тендер. 

Технология проведения тендера. Составьте детальное техническое задание и список документации, необходимой для подачи заявки на участие в тендере. Решите вопрос платности участия в тендере (следует учесть, что некоторые компании по принципиальным соображениям не участвуют в бесплатных тендерах).

Тендер может включать две части: на дизайн-проект (с определённым вознаграждением победителю, но без какой-либо гарантии передачи ему заказа на строительство) и на строительство стенда по готовому проекту. Имейте в виду, что на организацию и проведение тендера может потребоваться несколько недель.

Тщательно проверьте и отберите потенциальных участников тендера. Окончательный список должен включать не более пяти компаний. В противном случае нецелесообразно усложняются координационные процессы.

Предоставьте компаниям полное техническое задание и сообщите:

- чёткие условия и регламент подачи работ;

- срок окончания приёма проектов;

- критерии оценки;

- срок принятия решения;

- предполагаемый бюджет.

В назначенный срок выберите победителя и сообщите о своём решении всем участникам тендера.

Гарантируйте участникам тендера, что проекты, от которых вы отказались, ни при каких условиях (полностью или частично) не будут использоваться без их официального согласия.

***

Чтобы успеть сделать всё необходимое – выбрать застройщика, утвердить и согласовать дизайн-проект, пройти  процедуры согласования – специалисты рекомендуют начинать работать над стендом не позднее, чем за шесть месяцев до начала выставки.

 ***

 

Готовитесь к выставке? Позаботьтесь о самом главном! 
Ключ к успеху в руках вашего персонала!

Закажите проведение тренинга «Эффективная работа на выставке. Как посетителей превращать в клиентов» 
для сотрудников вашей компании.

Узнать подробности можно на странице: http://www.expoeffect.ru/eksponentam/trening-vyistavochnogo-personala.html

За дополнительной информацией, пожалуйста, обращайтесь по телефону +7 (495) 741-15-17 
или по электронной почте info@expoeffect.ru